Au sein de Madame Vacances, nous n’avions pas de dématérialisation mise en place, il m’a fallu trouver un outil me permettant de regrouper chaque outil métier déjà utilisé, comme SAGE 1000, Sage Paie,  et chaque méthode de travail par service.

Il me fallait trouver un outil, et une interface commune à tous, et un moyen de communiquer de façon transversale.

Il était important pour moi que les membres du service ressources humaines puissent avoir le même outil que le service juridique, ou comptable, afin d’avoir une cohésion de travail.

Après énormément de recherches, j’ai pu découvrir l’outil Zeendoc qui correspondait tout à fait à nos besoins.

Je n’ai pas eu sur ce projet le rôle d’administrateur technique, mais plus de chef de projets, qui s’acclimatait parfaitement avec mon rôle de responsable informatique, connaissant parfaitement les besoins de chacun, fournissant tous les outils de production à chaque service.

j’ai donc pu développer mon projet en plusieurs étapes 

• La partie ressources humaines
• Le service comptable 
• Le service juridique 
• Le service marketing 
• Le service Trade
• Et le reste du groupe…

Cette chronologie et ces étapes étaient très importantes pour la suite des choses, en effet les ressources humaines sont rattachées indirectement au service comptable traitant la partie salaires , note de frais…

Il était capital de commencer par le service ressources humaines, et d’imbriquer le reste des outils comme:

• La signature électronique
• La mise à disposition d’un coffre numérique pour les feuilles de paie
• Le traitement des notes de frais
• La gestion du calendrier des congés et récupération de chaque site avec le cloisonnement d’accès par niveau
• La possibilité à quiconque de poser ses congés ou récupérations via son interface personnelle
• La possibilité de poser des documents confidentiels au service ressources humaines
• Pouvoir procéder à la complétude d’un dossier
• D’avoir un historique sur chaque document produit
• D’envoyer ses remboursements de notes de frais en compta directement

La deuxième étape était de préparer le service comptable, et répondre à leur premier souci, la réception des factures sous différents formats, et sur différents sites, et avoir la possibilité de cloisonner chacune d’elles.

Ils ont à présent la possibilité de déposer leurs factures directement, par mail, ou en uploadant le document via leur espace, le document peut à présent s’intégrer automatiquement et selon le classeur choisi par l’utilisateur, ou l’imprimante d’expédition, s’il passe par un scan to mail, il se retrouve automatiquement trier au service compta.

Les documents, une fois reçus, sont traités par le service comptable, appliquant les différentes informations en vue de son classement par la suite, les valeurs peuvent être exportées et réintégrées sur Sage 1000 pour y être traitées et intégrées cette fois ci en compta.

Le projet étant à présent terminé, nous travaillons sur un dernier point, qui consisterait à envoyer un BAP indiquant si la facture a été payée ou non auprès de la personne qui a déposé la facture.

Concernant le Marketing, le Trade, ou le juridique, il a fallu développer un cloisonnement de dossiers et la mise en place de signature personnalisée.

A présent tous les responsables peuvent utiliser l’outil, la partie ressources humaines et comptable ont parfaitement imbriqué tout le reste des utilisateurs, et peuvent donc à présent l’utiliser, sans crainte qu’ils rejettent l’outil.

.